Ważne linki
Jak wydatkować otrzymane środki?
ZAMÓWIENIE
Wydatkowanie pozyskanych środków następuje przez realizację zamówień. W tym celu konieczne jest przesłanie na adres zamowienia.dst@pwr.edu.pl zapytań ofertowych, z kompletem informacji:
- nazwa firmy,
- dokładny adres,
- NIP,
- numer konta bankowego i nazwa banku,
- imię i nazwisko osoby kontaktowej ze strony firmy oraz numer telefonu,
- szczegółowy opis towaru (przedmiot zamówienia, liczba zamawianych sztuk, liczba uczestników, liczba miejsc),
- forma dostawy (wysyłka, odbiór osobisty) oraz jej cena,
- ceny jednostkowe dla poszczególnych pozycji (netto, brutto, stawka Vat),
- forma płatności - zgoda na przelew z odroczonym min. 14-dniowym terminem, (zapłata po otrzymaniu faktury VAT), w uzasadnionych wypadkach jest możliwa przedpłata,
- termin ważności oferty (min. 14 dni).
Dla zamówień do 20 000 zł brutto wystarczy przygotować i przesłać jedno zapytanie ofertowe. W przypadku zamówień powyżej 20 000 zł brutto muszą być to trzy zapytania ofertowe.
W przypadku trzech zapytań ofertowych należy w e-mailu należy wskazać, która z przesłanych ofert została wybrana przez wnioskodawców wraz z uzasadnieniem.
Poprawnie przygotowane oferty muszą zostać wysłane minimum 14 dni przed planowanym terminem wydarzenia w formacie *.pdf (z pieczątką firmy lub załączoną korespondencją).
Każda oferta powinna być w osobnym pliku.
Tytuł maila wysyłanego do Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej: nazwa uczelnianej organizacji studenckiej_numer wniosku_ przedmiot zamówienia.
FAKTURA
Niezwłocznie po otrzymaniu faktury (najpóźniej 3 dni, jeśli masz mocny powód by nie zrobić tego od razu) należy dostarczyć do Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej poprawnie opisaną (informacje wymagane do opisania faktury zostały podane poniżej) i podpisaną przez wnioskodawcę fakturę.
Fakturę dostarczyć do Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej może wnioskodawca lub osoba wyznaczona, pod warunkiem, że posiada podstawowe informacje o przyniesionym dokumencie.
WYMAGANE INFORMACJE DO ROZLICZENIA FAKTUR
Jeśli zakupiono materiały, (w tym: części zamienne, podzespoły, elementy składowe wykorzystywane przez uczelnianą organizację studencką, np. do budowy modeli/prototypów) lub składniki, które będą służyły krócej niż jeden rok, należy na odwrocie faktury napisać:
- co jest przedmiotem zakupu i jego przeznaczenie (np. części do budowy modelu/prototypu),
- na rzecz jakiej uczelnianej organizacji studenckiej je zakupiono,
- kontakt do studenta prowadzącego temat.
Jeśli zakupiono przedmioty (nie będące materiałami), które będą służyły dłużej niż jeden rok należy zgłosić się do Pana Romana Dębskiego (roman.debski@pwr.edu.pl; budynek H-14, pok. 1.10) celem właściwego opisania faktury, wykazując:
- dla jakiej uczelnianej organizacji studenckiej dokonano zakupu,
- w przypadku koła naukowego - podać nazwę Wydziału i Katedry, z której wywodzi się koło oraz imię i nazwisko opiekuna koła naukowego,
- planowane miejsce stałego przechowywania zakupionego przedmiotu (nr budynku oraz nr pomieszczenia),
- kontakt do studenta prowadzącego temat.
PORADNIK
Poniżej znajduje się prezentacja, w której krok po kroku zostały przedstawione procedury rozliczania finansowania w Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej
Jeżeli realizowana przez Was aktywność wiąże się z wyjazdem, należy dopełnić jeszcze kilku zobowiązań - 14 dni przed planowanym wyjazdem należy dostarczyć do Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej dwa dokumenty wypełnione przez każdego uczestnika wyjazdu:
- skierowanie na wyjazd,
- oświadczenie o miejscu zamieszkania do celów podatkowych - dotyczy konferencji, szkoleń.
Powyższe dokumenty znajdziesz na stronie w zakładce Finansowanie -> Dokumenty i wzory wniosków.
Rozliczanie biletów PKP, PKS, MPK jest możliwe na podstawie blankietu biletowego według poniższej procedury:
- należy wypełnić i dostarczyć prawidłowo przygotowaną Listę do wypłat w terminie do 14 dni po zakończeniu podróży (formularz do pobrania zakładce Finansowanie -> Dokumenty i wzory wniosków).
- w tytule Listy do wypłat umieścić:
- nazwę uczelnianej organizacji studenckiej,
- czego dotyczył wyjazd,
- w jakich dniach się odbył i w jakiej miejscowości,
- informację o dofinansowaniu (np. numer wniosku, osoba przyznająca środki).
W kolumnach wpisuje się kolejno:
- imię i nazwisko osoby wyjeżdzającej (każdy bilet powinien być wpisany w osobnym wierszu),
- relację pociągu/autobusu (skąd - dokąd),
- koszt przejazdu, podsumowanie całości podróży jednej osoby w rubryce RAZEM,
- numer konta bankowego osoby, której mają być zwrócone koszty przejazdu (numer konta bankowego na liście do wypłat musi być zgodny z numerem konta podanym w zgłoszeniu danych osobowych).
Do listy do wypłat należy dołączyć:
- bilety, jeśli zostały zakupione w kasie, potwierdzenie przelewu lub płatności kartą jeśli zakup nie był dokonany gotówkowo,
- potwierdzenie zakupu biletu przez Internet musi być tożsame z nr konta kupującego,
- w przypadku osób, na których konto będą dokonywane zwroty, należy wypełnić i dołączyć zgłoszenie danych osobowych (o ile nie zrobiono tego wcześniej),
- każdorazowo oświadczenie o zaniechaniu poboru podatku dochodowego,
- istnieje możliwość zakupienia biletów przez jedną osobę. Wówczas pozostali uczestnicy wyjazdu muszą dołączyć stosowne oświadczenia stwierdzające ten fakt, z prośbą o zwrot kosztów przejazdu na konto osoby, która założyła środki prywatne. Jednocześnie kupujący bilety oświadcza, że takie koszty pokrył. Oświadczenie powinno zawierać nagłówek osobowy (imię, nazwisko, adres), miejscowość, datę, treść i własnoręczny podpis.
Wszystkie przedpłaty (dyspozycje przelewów krajowych i zagranicznych) rozliczamy po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi na podstawie otrzymanej faktury. Należy mieć na uwadze, by na fakturze widniał zapis, że fakturę już opłacono, lub że wpłacono zaliczkę w danej wysokości i ile pozostało do zapłaty. Opisaną fakturę należy dostarczyć do Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej.
Jeżeli zakupiono urządzenia, narzędzia itp. o wartości powyżej 500 zł brutto należy wpisać je do ewidencji środków trwałych. Ewidencję prowadzi z ramienia Działu Studenckiego, Pan Roman Dębski (roman.debski@pwr.edu.pl), którego znaleźć można w budynku H-14, pok. 1.10.
Pozostałe przedmioty wielokrotnego użytku o wartości poniżej 500 zł brutto, które będą służyły dłużej niż rok (głośniki, roll-up, itp.), należy wpisywać do książki ewidencji wewnętrznej uczelnianej organizacji studenckiej.
Przy rozliczaniu usługi noclegowej należy dołączyć listę osób.
Przy rozliczaniu usługi transportowej – należy dołączyć licencję lub certyfikat przewoźnika oraz listę osób.
Rozliczając nagrody należy przedstawić protokół konkursowy, potwierdzenie przekazania nagród dla zwycięzców (wzory dostępne na stronie w zakładce Finansowanie -> Dokumenty i wzory wniosków), a także regulamin konkursu.
Faktury z UE za materiały – list przewozowy, kod CN (Combined Nomenclature, CN, Scalona Nomenklatura Towarowa Handlu Zagranicznego – podstawowy element Wspólnej Taryfy Celne umożliwiający sklasyfikowanie towarów w obrocie międzynarodowym, tworząc system umożliwiający dokonanie identyfikacji towarów) każdej pozycji, data dostarczenia, kraj pochodzenia towaru, kraj wysyłki, waga poszczególnych towarów.
Faktury za materiały spoza UE – na poziomie planowania wydatków we wnioskach lub przy dofinansowaniu należy szacunkowo określić dodatkowe koszty odprawy celnej. Do faktury dołączamy dokument PZC (dokument odprawy celnej) oraz faktury za opłaty celno-skarbowe.